Pudełko czy czysta kartka ?
Przed takim dylematem, stają osoby którym wyznaczono cel: załatw nam system komputerowy. Pod terminem pudełko rozumiem dowolny pakiet ERP, który kupujemy, instalujemy, wdrażamy a potem użytkujemy. Czysta kartka to system informatyczny tworzony na indywidualne zamówienie w dowolnym narzędziu deweloperskim. Najpierw trzeba go napisać, wdrożyć a potem użytkować.
Czego nie załatwi nam żaden system komputerowy?
Niezależnie od tego czy kupimy gotowy ERP, czy napiszemy coś od zera to wcześniej musimy dokładnie wiedzieć, w jakim celu to robimy. Jakie mają być konkretne korzyści z implementacji systemu IT. Nasze motywacje mogą być dowolne, np. analiza procesowa kosztów, zmniejszenie stanów magazynowych, czy dostęp do raportów poprzez portal. Ważne jest, że taki cel musi być jasno określony. Żaden, nawet najmodniejszy system, nie określi strategii działania przedsiębiorstwa, sam w sobie nie jest modelem poprawnego funkcjonowania. Na tym etapie rozwoju ludzkości (sztuczna inteligencja jest ciągle celem) system komputerowy służy do wspomagania nas w operacyjnej działalności, automatyzuje konkretne czynności zapewnia dostęp do informacji. Należy jednak pamiętać, ze ma on być nakładką na dobrze funkcjonujący biznes, a nie lekiem na bieżące problemy. Przed wdrożeniem należy dokładnie przygotować organizację, począwszy od ludzi, którzy ją tworzą na optymalizacji procesów, które chcemy informatyzować kończąc. Bez odrobienia tej pracy domowej, nawet dobrze określony cel trudno będzie zrealizować, przy założeniu że chcemy to zrobić w określonym czasie i budżecie.
Nasuwa się pytanie co wybrać?
Panuje powszechne przekonanie, że w grze pozostały tylko pakiety ERP, że nikt już nie pisze systemu od początku, że świat IT wie doskonale czym jest „paradoks produktywności IT” czyli sytuacja, że korzyści z informatyzacji są niewspółmierne do kosztów wytworzenia oprogramowania. W efekcie wiele decyzji o zakupie pakietu pudełkowego, jest podejmowanych pod wpływem mody, skoro tylu znajomych prezesów się na to zdecydowało to coś w tym musi być. Ja proponuję inne rozwiązanie. Przed wyborem rodzaju systemu należy pamiętać o elementarnej sprawie. Pakiety ERP zawierają same w sobie gotowe procesy biznesowe, kupując taki program kupujemy jednocześnie sposób, w jaki funkcjonować. Oczywiście można powiedzieć że są to elastyczne pakiety konfigurowalne, że można dostosować je do konkretnych potrzeb. Moja odpowiedź: TAK z tym że konfiguracja sprowadza się do wprowadzenia struktur naszej organizacji do pakietu ERP oraz wybrania których modułów chcemy używać. Jak ich używać jest „narzucone” przez pakiet. Jeżeli znasz swoje procesy, to jest wiesz, które czynności chcesz objąć informatyzacją, sprawdź ile z nich jest do realizacji standardowymi procesami pakietu ERP. Jeżeli jest ich ponad 90% to wszystko ok, kupując dane rozwiązanie wszyscy będą zadowoleni. Jeżeli mniej masz dwie opcje, przemodelować przebiegi procesów aby można było realizować je standardem, lub skorzystać z czystej kartki i napisać sobie system od początku. Która opcja jest lepsza wymaga analizy konkretnego przypadku. Deweloperka w pakiecie ERP, który żyje swoim życiem jest jak najbardziej możliwa jednakże ma to swoją cenę. Temat ten z uwagi na częstość jego występowania w Polsce opiszą w oddzielnym poście.