Procesy w przedsiębiorstwie mogą być analizowane w najróżniejszych celach: aby to zrobić po raz pierwszy, dokonać optymalizacji już istniejących, dodania nowych, wynikających ze zmiany struktury organizacyjnej itp. W tym poście będę odnosił się wyłącznie do sytuacji, gdy mapowanie wykonywane jest na potrzeby wdrożenia systemu ERP. Świadomość istnienia tego celu, jest podstawą do jasnego określenia, w jaki sposób proces ma być zmapowany oraz umożliwia rozwiązywanie sytuacji spornych: jak na przykład poziom szczegółowości i liczba procesów.

No to zaczynamy.
Oczywiście trzeba zdecydować, w jakim narzędziu będziemy pracować. Teoretycznie rysowanie procesów można wykonać nawet w Excelu czy zwykłym programie graficznym, jednakże ze względu na możliwości raportowania oraz systemowego zaznaczania połączeń między procesami polecam program, który będzie tworzył z naszych procesów bazę danych.
Do tworzenia map, gorąco polecam metodę EPC (Event-driven Process Chain). W metodologii tej Łańcuch sterowany zdarzeniami (EPC) jest dynamicznym modelem, który łączy ze sobą statyczne zasoby (osoba, dokumenty, aplikacje itp.) i układa je tak, aby dostarczyć sekwencje zadań lub czynności (proces), które tworzą wartość dodaną. Moim zdaniem jest to najlepsza metodologia, aby zrealizować cel określony w nagłówku tego posta.

Co dalej ? Ja skupiam się na poniższym:

  • Ilość i szczegółowość map. Tu po prostu trzeba kierować się zdrowym rozsądkiem i każdą decyzję podejmować z uwzględnieniem celu naszych działań. Nie ma na pewno potrzeby, rozbudowania przebiegu procesu o elementy, które nie są istotne z punktu widzenia prac przy wdrożeniu systemu IT (na tym etapie niezbędna jest wiedza co to za pakiet i co zawiera). Pamiętaj, że każda dodatkowa czynności czy element w procesie zmniejsza jego czytelność czytelność i chęć do analizy przez osoby trzecie.
  • Na tym etapie muszą to być procesy obecne. Wśród wielu kierowników projektów obserwuję, nieodpartą chęć od razu mapowania procesów docelowych. Nie jest to najlepsze podejście z bardzo prostego powodu. Aby móc określić proces docelowy, wymagana jest po stronie osób merytorycznie odpowiedzialnych za proces, dobra znajomość pakietu ERP. Ta wiedza, będzie dostępna dopiero po zakończeniu fazy konfiguracji i testów. Te mapy mają być jedynie materiałem wejściowym do fazy, w której tworzona jest koncepcja wdrożenia.

Tuż przed startem systemu, poprawiamy mapy na procesy docelowe uwzględniając koncepcję wdrożenia i wyniki testów. Te mapy będą obrazowały funkcjonowanie przedsiębiorstwa po starcie produktywnym systemu.

To podejście ma dwie zalety. Analiza procesów, przebiegnie szybko i bezproblemowo, ponowna analiza tuż przed startem będzie jednocześnie wartościowym elementem instrukcji stanowiskowych