Sprawą oczywistą jest, że program szkoleniowy jest nieodłączną częścią każdego wdrożenia systemu klasy ERP. Jednakże większość tych szkoleń koncentruje się wyłącznie na przekazaniu technicznych informacji jak obsługiwać daną transakcję oraz nie przekazuje elementarnej wiedzy na temat procesu wdrożenia. Pamiętaj też, że członkowie zespołów wdrożeniowych są normalnymi ludźmi z różną pozycją wyjściową (bagażem doświadczeń) oraz lękami i obawami.
W związku z powyższym proponuję następujące podejście.
Przed przystąpieniem do technicznych szkoleń (obsługa systemu transakcyjnego) należy jasno przekazać wszystkim osobom zaangażowanym w projekt następujące aspekty:
- Przede wszystkim należy wybiec naprzeciw wszelkim obawom, które na tym etapie projektu pojawiają się u pracowników. Typowe przykłady to: „czy podołam”, „co będzie z moim stanowiskiem pracy” „po co nam ten system”. Przekaż wszystkim, że to najnormalniejsza rzecz pod słońcem i między innymi to spotkanie jest po to, aby rozwiać wszelkie wątpliwości
- Idea systemów klasy ERP – jak będzie przebiegać wdrożenie, czym różni się implementacja systemu konfigurowalnego od pisanego w narzędziu developerskim itd.
- Cel wdrożenia – może się tak zdarzyć, że z perspektywy konkretnych stanowisk pracy, wdrożenie będzie oznaczało krok wstecz. Przykładowo może się okazać, że pewne niezbędne funkcjonalności w danych stanowisku pracy nie będą w standardzie lub pracochłonności ich obsługi będzie większa. Kwintesencją systemów klasy ERP jest to, że nie można ich oceniać z perspektywy pojedynczych funkcji a całościowych korzyści. Przekaż, że istnieje jasno zdeklarowany cel wdrożenia, który dostarcza konkretnych korzyści dla firmy, a więc i dla wszystkich jej pracowników. Jakość wdrożenia oceniamy poprzez zdolność do realizacji tego celu, a nie przez ocenę poszczególnych wycinków systemu.

Podczas szkoleń technicznych (przegląd funkcjonalności) zawsze punktem wyjścia jest proces. Szczególnie istotne są te, które przebiegają przez wiele działów na przykład począwszy od produkcji przez zaopatrzenie na księgowości kończąc. Jeżeli pokazujemy transakcję umożliwiająca tworzenie zamówienia zakupowego, oprócz przekazania umiejętności obsługi poszczególnych ekranów jasno określamy, w której części procesu jesteśmy oraz jak konkretne decyzje wdrożeniowe wpływają na całościowy przebieg procesu. Użytkownik musi zrozumieć, że transakcja jest elementem procesu biznesowego oraz to, że system konfigurowalny sam w sobie zawiera sposoby jak działać (procesy biznesowe) i my kupując pakiet nabywamy sprawdzony sposób na funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Pamiętaj, aby wszystkim zespołom przekazać ogólne informacje o funkcjonalnościach wspólnych dla wszystkich modułów takich jak: workflow, DMS czy klasyfikacja.