Upgrade to zmiana aktualnie użytkowanej wersji systemu do nowszej. Motywacje do tego działania mogą być różne najczęściej spotykane to:

- wzrost kosztów utrzymania starszych wersji SAP
- potrzeba nowych funkcjonalności, które są standardem w nowych wersjach
- okazja do zrobienia porządku w eksploatowanej funkcjonalności, rozszerzeniach klienckich itp

Jedno jest pewnie coraz więcej firm będzie stawało przed takim dylematem. Opcje są dwie: zmiana do najnowszej wersji SAP lub implementacja nowego rozwiązania innego producenta.
Jakie są rodzaje projektów:

- Upgrade techniczny - polegający na zainstalowaniu nowego systemu oraz sprawdzeniu poprawności funkcjonowania procesów biznesowych
- Upgrade funkcjonalny - oprócz tego co powyżej, dodawane są nowe nowe procesy a w maksymalnej opcji dokonywany jest gruntowny przegląd i modyfikacja wszystkich procesów wspieranych przez system.

Ja jestem fanem upgrejdów technicznych. Jeżeli jest potrzeba dokonania reingeringu procesów, zróbmy to w oddzielnym projekcie. Na tym etapie polecam skupić się wyłącznie na wykonaniu technicznej pracy (zmiana systemu operacyjnego na serwerach, zmiana bazy danych, upgrade systemu SAP) oraz sprawdzeniu czy wszystko działa OK. Jestem wstanie wyobrazić sobie odstępstwa od tej reguły, na przykład gdy aktualny przebieg procesów jest niezgodny z potrzebami biznesowymi lub z innych powodów ich aktualny wygląd jest nie do zaakceptowania.
Teoretycznie tego typu projekt, użytkownik systemu może wykonać własnymi zasobami. Jednakże należy pamiętać, że upgrade nie sprowadza się wyłącznie do włożenia płyty DVD uruchomienia setup.exe i poczekaniu kilku godzin. Na złożoność tego projektu wpływ ma dużo aspektów, wiele tematów które pojawiają się podczas projektu można znacznie szybciej rozwiązać posiadając wsparcie osób z konkretnym doświadczeniem w takich projektach (koszt współmierny do korzyści). Jeżeli decydujesz się na samodzielne przeprowadzenie upgrejdu pamiętaj o planie B, a więc co najmniej o wstępnej umowie z partnerem SAP, który w razie potrzeby dostarczy zasobów.
Ja osobiście przy określaniu złożoności projektu używam następujących wskaźników:

- Liczba rozszerzeń w systemie (programy ABAP, user-exity)
- Złożoność struktury organizacyjnej (ilość jednostek gospodarczych, zakładów itp.)
- Liczba mandantów używanych na systemie produkcyjnym
- Strona kodowa (konwersja do UNICODE)

Moim zdaniem tego typu projekt jest bardziej skomplikowany niż implementacja nowego systemu. Poszczególne fazy wyglądają podobnie to jest: przygotowanie projektu, koncepcja, realizacja oraz wsparcie po starcie. Jednakże dochodzi konieczność podjęcia wielu decyzji, których jakość rzutuje na końcowych efekt projektu. Do podstawowych należą:

- koncepcja technologicznego upgrejdu poszczególnych maszyn (ilość cykli, obsługa dwóch systemów developerskich itp.)
- faza “code freez”, okres podczas którego zmiany na systemie produktywnym są niemożliwe
- brak dostępu do systemu produkcyjnego (down time)

Z punktu widzenia konsultanta SAP, praca w takim projekcie sprowadza się do rozwiązywania bieżących błędów w systemie oraz szkolenia z nowych funkcjonalności.